[center]محضر الاجتماع هو وسيلة لتسجيل أهم أحداث وقرارات الاجتماع فهو يَخدم عدة أهداف:
تسجيل قرارات الاجتماع بحيث لا تُنسى وبحيث يُمكن متابعتها
توضيح نتائج الاجتماع لمن لم يحضر الاجتماع
توضيح الجهات والأشخاص الذين حَضروا الاجتماع
تلخيص مُناقشات وقرارات الاجتماع
من الفوائد غير المباشرة لمحضر الاجتماع أنه يوضح ما إذا كان الاجتماع انتهى إلى قرارات أم أنه كان مُجرد جلسة حوار ومناقشات لا فائدة منها.
مُكوِّنات محضر الاجتماع
لابد أن يحتوي محضر الاجتماع على المعلومات الأساسية وهي: موضوع الاجتماع، مكان وزمان الاجتماع، أسماء الحاضرين والجهات التي يُمثلونها في الاجتماع، اسم رئيس الجلسة، اسم مُعد محضر الاجتماع، تاريخ كتابة محضر الاجتماع، القرارات التي اتخذت، أي أحداث يكون هناك قيمة من تسجيلها. قد يتم توضيح تاريخ الاجتماع التالي ووقت انتهاء الاجتماع. وقد يتم تسجيل اعتذار من اعتذر عن حضور الاجتماع.
كيف تقوم بتسجيل المسودة الأولى لمحضر الاجتماع؟
إذا أُوكل إليك تسجيل محضر الاجتماع فعليك أن تأخذ الأمر على مَحمَل الجد لأن إعداد محضر الاجتماع بشكل مُحدد وواضح يُساهم بشكل أساسي في نجاح الاجتماع في الوصول إلى غايته. فقد يتسبب غُموض محضر الاجتماع أو إغفاله لذكر أمرٍ هام في حدوث مشاكل عديدة مثل عدم تنفيذ بعضا من قرارات الاجتماع أو التسبب في حدوث تنازع بين الجهات المشتركة في الاجتماع.
يجب أن تكون عل علم بموضوع الاجتماع وسبب انعقاده وجدول الأعمال. يجب أن تحضر قبل انعقاد الاجتماع وأن تصطحب معك الأدوات التي ستستخدمها لتسجيل المسودة الأولى لمحضر الاجتماع. هذه الأدوات قد تكون قلم وعدة أوراق وقد تكون جهاز تسجيل صغير أو جهاز MP3 أو حاسوب. قم بتسجيل أسماء من حضروا الاجتماع أو قم بتمرير كشف حضور واطلب من كل مشارك التوقيع أو وَضع علامة أمام اسمه أو تسجيل اسمه إن لم يكن مسجلا. يُفضل أن تجلس قريبا من رئيس الجلسة حتى يمكنك استشارته في أي أمرٍ متعلق بمحضر الاجتماع. تأكد من أنك تعرف أسماء المتحدثين ويمكنك رسم شكل تخطيطي لأماكن جلوس المشاركين بحيث ترجع إليه عند الحاجة ويمكنك أن تطلب من المتحدث تقديم نفسه. قُم بتسجيل القرارات وأهم المناقشات والتوضيحات التي قِيلت. لا تُحاول تسجيل كل كلمة وكل رأي ولكن سجل الأشياء الهامة. لا تُسجل الأحاديث الخارجة عن أمور العمل ولا تُسجل تفاصيل المناقشات. سجل القرارات والمواضيع حسب ترتيب حدوثها في الاجتماع أو حسب ترتيب جدول الأعمال. كُن حريصا ودقيقا فيما تكتب لِكيلا يرفض المشاركون بعد ذلك التوقيع على محضر الاجتماع. قد تتأكد أ من قبول المشاركين لما كتبته وذلك قبل نهاية الاجتماع أو قبل الانتقال إلى فقرة أخرى في جدول الأعمال.
بعض الاجتماعات يكون لها طابع رسمي جدا مثل اجتماعات المجالس الشعبية المختلفة ومجالس الإدارات وما إلى ذلك. هذه الاجتماعات قد تتميز بصيغة محددة لمحضر الاجتماع أو باشتراطات خاصة. في هذه الحالات عليك مُراعاة تلك الاشتراطات الخاصة.
في هذه المساهمة نتحدث عن اجتماعات العمل الرسمية العادية.
بعد الاجتماع قُم بإعداد مسودة محضر الاجتماع مما سجلته أثناء الاجتماع واعرضها على رئيس الجلسة ثم مررها على المشاركين للتوقيع أو إبداء أي ملاحظات ثم قم بتوزيع المحضر الاجتماع النهائي. حاول إنجاز مسودة محضر الاجتماع في أقرب وقت بعد الاجتماع. في بعض الاجتماعات الرسمية جدا يتم التصديق على محضر الاجتماع في أول الاجتماع التالي.
محضر الاجتماع قد يتكون من ورقة أو اثنتين أو عدة أوراق حسب تفاصيل الاجتماع ومدى رسميته. قد يتم إرفاق بعض المستندات بالاجتماع كجدول زمني أو رسم توضيحي
أمثلة للأخطاء في إعداد محضر اجتماع:
المثال الأول: المثال التالي يوضح محضر اجتماع لتحديد سبل تقليل وقت انتظار المواطنين قبل الحصول على الخدمة
محضر اجتماع
موضوع الاجتماع: تقليل وقت انتظار المواطنين قبل الحصول على الخدمة
مكان الاجتماع: غرفة الاجتماعات رقم 5
رئيس الجلسة: مدير .......- .......
موعد الاجتماع: يوم الأربعاء 21 جويلية 2011 الساعة الثانية ظهرا
الهدف من الاجتماع: دراسة كيفية تقليل وقت انتظار المواطنين بعد وصول عدة شكاوى خلال الشهر الماضي
ملخص لما دار في الاجتماع
بعد دراسة الموضوع تقرر الآتي:
تحسين مكان الانتظار
تقليل الوقت اللازم لخدمة المواطن
تدريب الموظفين على رفع مستواهم
ماذا تُلاحظ على دعوة الاجتماع السابقة؟ بالإضافة إلا أن الدعوة لم توضح من هم المشاركون في الاجتماع فإن هناك خطأ فادح. هل تعرف ما هو؟ إن الدعوة لم تحدد من سيقوم بتنفيذ القرارات ولا متى سيتم تنفيذها ولا كيف سيتم تنفيذها. إن القرارات هي عبارة عن شعارات عامة جدا وغير دقيقة. من الطبيعي أن يُعقد نفس الاجتماع بعد عدة أشهر ولا يكون شيئا قد تغير وبالتالي تكون الاجتماعات كعَدَمها بل عدمها أفضل في هذه الحالة.
المثال الثاني: المثال التالي يوضح محضر اجتماع لتحديد لدراسة أسباب المشاكل في جودة الخدمات وأسلوب تحسينها
محضر اجتماع
موضوع الاجتماع: رفع مستوى الخدمة
مكان الاجتماع: غرفة الاجتماعات رقم 5
قائد الاجتماع: مدير .......- ............
موعد الاجتماع: يوم الأربعاء 21 جويلية 2011 الساعة الثانية ظهرا
المشاركون:
........... – ........
......... – .............
........... – ........
الهدف من الاجتماع: دراسة أسباب مشكلات جودة الخدمة وأسلوب تحسينها
ملخص لما دار في الاجتماع
بدأ الاجتماع الساعة الثانية والنصف وقد بدأ بشرب بعض العصائر ثم حدد مدير .......أهداف الاجتماع. وقد تحدث مدير ...........موضحا أن معظم المشاكل هي بسبب أخطاء في ............مما أثار حفيظة مدير ............الذي ادعى أن جميع عمليات .........تتم بشكل رائع. وقد أبدى مدير ...........تحفظه على اتهامات مدير .............بأن أعمال الصيانة لا تتم بشكل جيد. وبعد ذلك توقف الاجتماع لفترة راحة خمس دقائق
بعد فترة الراحة قرر المجتمعون:
تشكيل فريق عمل من ................ لدراسة أسباب مشاكل جودة المنتج على أن تقدم تقريرها ................ خلال عشرة أيام
يتم عقد الاجتماع التالي يوم 29 جويلية 2011 الساعة الثانية ظهرا في نفس المكان
بعد ذلك حيَّا مدير ..............جميع الحضور وتبادلوا الأحاديث الودية
مدير ...........
تحريرا في 21 جويلية 2011
ماذا تلاحظ على دعوة الاجتماع السابقة؟
إنها تحتوي على معظم المعلومات الأساسية ولكن يعيبها أمر خطير وهو أنها تبدو كوصف تفصيلي لما حدث في الاجتماع. محضر اجتماع العمل ينبغي أن يقتصر على الأشياء الهامة وخاصة القرارات أما وصف الأحاديث التي دارت وفترات الراحة فهو أمر لا يُكتب في محضر الاجتماع
المثال الثالث: المثال التالي يوضح محضر اجتماع لتحديد جدول خرجات المعاينة الخاصة باللجنة التقنية
محضر اجتماع
تم عقد اجتماع بهدف تحديد جدول ادول خرجات المعاينة الخاصة باللجنة التقنية وذلك في غرفة الاجتماعات الرئيسية بـ ........ وقد ترأس الاجتماع السيد المخترم مدير .......- ........ وقد بدأ الاجتماع يوم الخميس 21 جويلية 2011الساعة الثانية ظهرا. وقد حضر الاجتماع مديرو المصالح التقنية المعنية.
وقد تم الاتفاق على أن تبدأ الخرجات إلى ....... في الأسبوع الخامس ثم يلي ذلك خرجة إلى ...........في الأسبوع السابع. وقد تقرر أن تكون هناك خرجة إلى ................ مرة أسبوعيا في الأسابيع من التاسع إلى الثاني عشر. . وسوف يسمح بحضور
ماذا تلاحظ على دعوة الاجتماع السابقة؟ على الرغم من أنها احتوت معلومات دقيقة وواضحة ووضحت المسئوليات إلا أن أسلوب إخراجها سيء لأن القارئ لا يستطيع الوصول إلى أي معلومة سوى بقراءتها كلها. من المفضل توضيح المعلومات الأساسية كالزمان والمكان والمشاركين وموضوع الاجتماع و رئيس الجلسة على شكل نقاط كما سبق في الدعوتين السابقتين. كذلك يجب توضيح قرارات الاجتماع في شكل نقاط أو في شكل جدول. فكان من الأنسب وضع جدول يوضح مواعيد الخرجات ثم توضيح النقاط العامة أسفل الجدول على شكل نقاط منفصلة.
الخلاصـــــة :
المحضر نص يضم ما دار في اجتماع عقده مسؤول هيئة ما، و عادة يقوم كاتب الجلسة بتدوين محضر الاجتماع و يركّز فيه على الأمور التالية:
*تحديد موعد انعقاد الاجتماع:
رقم الاجتماع ، الزمن( اليوم و التاريخ) ، المكان .
*الهدف من الاجتماع.
* الحاضرون .
*الغياب.
*جدول أعمال الاجتماع.
* محضر الاجتماع
( يتضمن مناقشة وشرح المواضيع التي تم تحديدها في جدول الأعمال ثم اتخاذ القرار بها ) .
*تسجيل المداخلات و القضايا التي تطرق لها الأعضاء.
*تلخيص المناقشات
على شكل نقاط وتدوين خلاصة الأفكار و المقترحات و الملاحظات و التوصيات.
*تسجيل وقت انتهاء الاجتماع.
(انتهى الاجتماع عند الساعة ....)
*التصديق على المحضر.
أي أخذ تواقيع الحاضرين.
المهارات الواجب توافرها في كاتب محضر الاجتماع :
1- مهارة الاستماع والإنصات الجيد .
2- مهارة التركيز .
3- الإلمام التام للقواعد اللغوية والإملائية .
4- التمتع بمهارة الخط الجيد والواضح .
5- الإلمام بطبيعة الموضوعات التي تناقش في الاجتماعات .
(تذكّر)
يراعى في كتابة محضر الاجتماع الصياغة الجيدة والاختصار.
الجمعة فبراير 07, 2014 6:38 am