المراسلة الإدارية

تعريف المراسلة الإدارية
o المراسلات الإدارية هو التعبير الكتابي الدائم للعمل اليومي للإدارة، ونشاطها الإنتاجي بصفة عامة.
o وهي وسيلة للتحاور و التواصل مع محيطها الداخلي و الخارجي.
o كما تعتبر الكتابة إحدى الآليات التي من خلالها تقوم الإدارة بإنجاز المهام المنوطة بها.
o وتعتبر إحدى المقومات الأساسية لوجود الإدارة .
أهمية المراسلات الإدارية
o الإدارة العمومية منظمة على شكل هرمي و تسلسل إداري للسلطة، و لكل إدارة هيكلة خاصة تتكون من مديريات تشكل الإدارة المركزية ، و من أجل تحقيق الحاجيات المحلية تتوفر على مصالح خارجية .
o وفي غالبية الوزارات ، هناك مرافق و مؤسسات عمومية يوجد بها موظفون يقومون بمهامهم تحت إشراف سلطة رئاسية.
o ومن أجل التواصل مع مصالحها المركزية ، أو الخارجية أو مع الغير تتبادل يوميا مراسلات عبر البريد، يكون موضوعها أوامر أو توجيهات و تعليماتمن أعلى أو طابات أو و ملتمسات و اقتراحات من القاعدة من أجل تحقيق الغاية التي أحدثت الإدارة من أجلها الى و هي خدمة الصالح العام.
أهداف المراسلة الإدارية
o قد عرفت الإدارة في عصرنا الحاضر تطورا كبيرا ، وتدخلا متزايدا في كل المجالات الحياتية للأفراد
o وهذا التدخل يدفعها بالضرورة إلى إنجاز عدد مهم من الوثائق المتنوعة ، وتبادل العديد من من المراسلات الإدارية .
o ولكل إدارة أهدافا ترمي إلى تحقيقها ، تتمثل في :
التواصل
o التواصل داخل الإدارة شئ أساسي ويتم عن طريق الكتابة،
o و كل مراسلة من هذه المراسلات لا تعدو أن تكون عبارة عن كتاب لقول شئ ما ، أو المطالبة بشيء ما ، أو السؤال و الاستفسار عن شئ ما.
o يتحقق تواصل الإدارة مع محيطها الداخلي و الخارجي بتحرير فعال، و يحقق التحرير هذه الغاية ، عندما يتمكن الموظف من نقل ما يقصده فعلا بوضوح و دقة ، ويتمكن الغير المستقبل من فهم و استيعاب المقصود من المكتوب. ويعتبر التواصل من بين الأهداف الأساسية للمراسلة الإدارية، إلى جانب أخرى نذكر منها ،
o تمرير المعلومات و تبليغ القرارات ،
o تأهيل و تطوير المرفق العمومي،
o تأمين الضرورة والحاجة إلى هذا الأخير.
تمرير المعلومة
o الإدارة و المصالح تتبادل يوميا فيما بينها مراسلات الكثير منها يتعلق:
o بإعطاء معلومات حول عدد من القضايا و الإجابة على كثير من التساؤلات المطروحة و التي تهم الموظفين و الأقسام والمصالح سواء من اجل القيام بعمليات أو اتخاذ قرارات أو تنفيذ تعليمات ، و هذا الأمر يتطلب تبادل العديد من المراسلات على جميع المستويات ، إما عموديا أو أفقيا ، وتوجيهها ، يتم بطريقة مباشرة أو تحث الإشراف.
o كما تعمل على تبليغ قراراتها للمعنيين بها ,
o فالمراسلة الإدارية هي الوثيقة الرسمية التي تمكن الإدارة من التواصل مع المتعاملين معها وذلك باستدعائهم وإعلامهم أو تبليغهم تطوير و تأهيل المرفق العام
لكي تؤدي الإدارة المهام المنوطة بها على الوجه الأمثل ، لابد أن تكون لديها قابلية مستمرة للتكيف مع المحيط الخارجي و التطور بتطوره ، حسب حاجياته بمعنى الحاجيات العامة.
هذا الأمر بطبيعة الحال يدفعها إلى إعداد مختلف الوثائق التي تعبر من خلالها على سلطتها وتفرض بواسطتها التقيد بالضوابط و اللوائح و احترام القانون.
المراسلة الإدارية في هذا الإطار تحديدا تمكن من تنظيم المصالح العمومية تنظيما يؤمن تحقيق الغاية التي أحدثت من اجلها.
تامين الضرورة و الحاجة إلي المرفق العام
o المسئولون بالإدارة ينقلون أو يتلقون يوميا ، طلبات ، أو اقتراحات موجهة إليهم من مرؤوسين أو واردة عليهم من رؤساء أو من الغير..
o هذه الطلبات أو الاقتراحات أو التساؤلات أو الالتماسات ، تكون موضوع مراسلات يتم توجيهها إليها أيا كانت درجة مسئوليتها أو اختصاصها لتقوم بالمتعين فيها .
o كما أن السلطات العليا يمكنها أن تعلم أو تخبر بواسطة مراسلات إدارية مرءوسيها بالطرق و الإجراءات الواجب إتباعها في تطبيق مقتضيات قانونية معينة .
خصائص المراسلة الإدارية ومميزاتها
في كل أنواع التحرير الإداري هناك ضوابط مرتبطة بالعمل الإداري في جانبه القانوني والفني يتعين احترامها و الإلمام بها و تتمثل هذه القواعد في ما يلي:
التحفظ و كثمان السر المهني
o كيفما كانت طبيعة المراسلة الإدارية، فهي دائما محاطة بالسرية.
o فالمرسل و المرسل إليه ، وكذا كل موظف بحكم وظيفته يتوصل إلى معرفة مضمون المراسلات من واجبه أن يتحفظ و يكتم سر ما تتضمنه ، وإخلاله بذلك يعتبر خطأ مهنيا يمكن أن يعرض صاحبه لعقوبة تأديبية الفصل 18 من قانون الوظيفة العمومية.
o فالكياسة و اللياقة تقتضيان عدم تسليم نسخة من المراسلة لشخص ثالث بدون علم و موافقة صاحبها .
ملاحظة
o ينبغي في حالة جواز إطلاع شخص ثالث على مضمون المراسلة الإشارة إلى ذلك أسفل المراسلة بعبارة :
– نسخة طبق الأصل موجهة إلى السيد..... قصد الإخبار- تحمل توقيع و أسم المرسل.
كما أن المرسل إليه ملزم باحترام هذه القاعدة إذا تمسك المرسل باحترامها ، بإشارته إلى ذلك بعبارة .
"سري" في مراسلة للمصلحة أو مراسلة شخصية.
بيان مصدر المراسلة وتحمل المسؤولية
o حسن سير العمل بالمصالح ، يتطلب أن تكون المراسلة معروفة المصدر ، وموقعة من قبل دوي الاختصاص، أو من لهم أو فوضت لهم هذه الصلاحية للقيام بذلك .
o فالإدارة مسؤولة عن أعمالها، والموقع على المراسلة مسؤول على مضمونها أمام رؤسائه الأعليين الذين يمكنهم توجيه الانتقادات إليه أو يثيرون انتباهه إلى الأخطاء المرتكبة من طرفه .
o وكثيرة هي المنشورات الصادرة في هذا الباب تنبه المسئولين إلى ضرورة التوقيع على الكتب و المراسلات بالاسم المفتوح مع ذكر الصفة اسفل التوقيع لتحديد المسؤوليات ، الإدارة لا تعترف بالمراسلات المجهولة المصدر.
احترام قواعد الإختصاص
لا يجوز للموظف من حيث المبدأ، إن يعهد باختصاصه للغير، إلا إذا وجد نص قانوني صريح يبيح ذلك ، لكن ترد على هذا المبدأ استثناءات فرغم أن الاختصاص في الأصل شخصي ، بحيث يتعين أن تمارسه السلطة المختصة قانونا ، إلا انه نظرا لتزايد أعباء الإدارة وكثرة الأشغال المنوطة بها، يستحيل على صاحب الاختصاص في بعض الحالات، أن يقوم بجميع المهام المنوطة به بنفسه ، لذا فإنه بإمكانه أن يفوض للغير بعض من اختصاصاته حتى يتمكن من التفرغ لمباشرة الصلاحيات ذات التأثير الحاسم في أدائه لمهامه ، وذلك منعا للتماطل وعرقلة العمل الإداري من اجل إنجاز المهام بالسرعة المطلوبة ، وقد حدد القانون هذا التفويض في نوعين:
تفويض السلطة
o وهو أن تعهد السلطة المفوضة إلى سلطة مفوض لها بجزء من اختصاصها ، و يتميز تفويض السلطة بالخصائص التالية :
خصائص تفويض السلطة
o تفويض السلطة يكون جزئيا .
o تفويض السلطة يكون مرتبطا بالوظيفة بغض النظر عن صاحبها
o لا يجوز لمن فوض السلطة أن يمارس السلطات المفوضة لغيره طالما بقي التفويض قائما و لم يسحبه.
o لا يكون تفويض السلطة إلا من أعلى إلى أسفل.
o يحق لمن فوض السلطة أن يدخل عليها بعض التعديلات أو يسحبها.
o يجب أن يستمد تفويض السلطة من نص قانوني صريح كما أن قرار التفويض يجب أن ينشر قي الجريدة الرسمية.
تفويض التوقيع ،
o أسهل تسليما إذ يتم بقرار ، خلافا لما رأينا في تفويض السلطة ، و يتميز بالخصائص التالية :
خصائص تفويض التوقيع
o يجب أن ينطلق من قاعدة قانونية.
o لا يغير توزيع الاختصاص بحيث تضل السلطة المفوضة مسؤولة عن أعمالها المفوضة .
o لا يسمح للسلطة المفوض لها إلا بالتوقيع على القرارات المسندة إليها بحكم التفويض .
o يسند تفويض التوقيع أو الإمضاء للموظفين السامين .
o التفويض في هذه الحالة مستمد من شخص إلى شخص أخر ينتهي تلقائيا متى تغير أحد الشخصين
o لا يكون التفويض شموليا فهناك قرارات لا يسمح فيها بالتفويض .
o يمكن أن ينشر التفويض لكن عمليا قد يحدث نادرا جدا أن يكون شفويا .
وتجدر الإشارة أن نوضح بأنه عند التوقيع من طرف المفوض له يشار إلى ذلك بعبارة عن ........ و بتفويض منه ، ويمنع وضع الختم الشخصي الخاص بصاحب الاختصاص الأصلي عند توقيع المفوض له.
أسلوب التحرير الإداري
o المراسلة الإدارية تخضع لقواعد خاصة ، مختلفة عن قواعد المراسلات العادية ، سواء من حيث تحريرها ، أو كيفية تقديمها يجب أن تتضمن كل ما هو مهم ، و تجنب ما لا فائدة فيه.
o المجاملة و الاحترام صفتان تمتاز بهما المراسلة الإدارية ، إلى جانب البساطة و الدقة و التجسيد و الوضوح و الإيجاز و الفاعلية و الحيطة والحذر.
البساطة
o توجه المراسلة الإدارية لمختلف الشرائح المكونة للمجتمع بما فيها الأميون و المثقفون والمتعلمون ، من اجله يتعين أن تكون محررة بأسلوب يفهمه الجميع، لا تجاوز في التعبير و لا غموض في الألفاظ.
الدقة
وتعني ضرورة التفصيل في كل ما هو محدد وواضح مثل
- مرجع المراسلة
- كتابة الرقم و التاريخ كاملا أي اسم اليوم و الشهر والسنة بالكامل ،
- و تجنب اختصار الأسماء مثلا " المديرية الفرعية الإقليمية "
لا يجوز اختصارها أو كتابتها بهذا الشكل " م . ف . إق. "
الوضوح و الإيجاز و الفاعلية
أي كتابة المضمون أو المقصود بوضوح تام وبعبارات مفهومة و مبسطة وبنوع من الاختصار الذي لا يفقد المعنى المقصود من المراسلة.
o ويقصد بالفاعلية في موضوعنا هذا
اختيار طريقة أخرى بدلا عن المراسلة الإدارية إن كانت ستحقق الغاية المرجوة أي التواصل الجيد و بالسرعة المطلوبة .
الحيطة و الحدر
o المقصود بالحيطة و الحذر في مجال تحرير المراسلات الإدارية، أن نكون حذرين في كل ما نكتب وكل ما نقول ،مع استعمال عبارات شرطية عند الموافقة عل طلب ما ، كالموافقة لموظف على الانتقال يستحسن كتابة العبارة التالية :
o لا نرى مانعا من الموافقة على طلب المعني بالأمر شريطة إيجاد الخلف أو تعويضه بموظف من نفس كفاءته الخ......
المجاملة
o الموظف كما يعلم الجميع يمثل الدولة ، ولا ينبغي أن يغيب عن دهنه أن كل ما يصدر عنه من تصرفات فهي محسوبة عليه ، لهذا فهو ملزم بالتحلي باللياقة و الكياسة و حسن الخلق و الأدب، في التعامل كما في الكتابة ، وخصوصا في الكتابة ، من الواجب عليه استعمال:
o عبارات ملطفة ولائقة وتجنب العبارات الحادة.
o تجنب كل عبارة قد يفهم منها أو يتم تأويلها على أنها جارحة .
احترام التسلسل الإداري
o لخلق الانسجام والانضباط في العمل ، و توضيح العلاقة بين الرئيس والمرؤوس ، لابد من احترام التسلسل الإداري.
o فالرئيس يأمر، يعطي تعليمات ، يلزم ، يلاحظ ، يطلب ، يخبر الخ....
o والمرؤوس يطيع ، يمتثل ، ينفذ الأوامر و التعليمات ، يقترح على...، يلتمس من ... الخ......
الصيغ ة التعابير المستعملة في المراسلة الإدارية
o الدراية التامة بضوابط و خصوصيات المراسلة الإدارية ، و الإلمام بمنهجية إعدادها ، و قواعد تقديمها ، كلها أمور تساعد الموظف المحرر على الكتابة الإدارية و الالتزام بشكلياتها .
o الضوابط المشار إليها ، يتعين استحضارها أثناء التحرير، كما أن للمراسلات الإدارية ، تقنيات في طريقة تحريرها منها ما يتعلق بالشكل ، و منها ما يتعلق بالمضمون ، وهي إن كانت تختلف في مضامينها حسب الجهة الموجهة إليها، تخضع لقواعد الاحترام و المجاملة في الصيغ التعبيرية المستعملة .
o هذه الصيغ التعبيرية تستعملها الإدارة بصفة دائمة و مألوفة ، و في مواضع أي أماكن معروفة، و محددة في المراسلة الإدارية المكتوبة.
o والموظف ملزم بالإلمام بها و كتابتها حسب الحالات ، دون ابتكار لعبارات أخرى من عنده ، و إن كانت صياغة المراسلة تتطلب أفكارا من ذاته.
o وهذا ما سنحاول أن نتعرض إليه بشيء من التوضيح حسب الجهة الموجهة إليها المراسلة :
o هل إلى سلطة عليا .
o أم من سلطة عليا إلى موظف .
o أم مراسلة بين رؤساء من نفس الدرجة و الصفة .
o أم مراسلة من موظف إلى الإدارة .
الرسالة الموجهة الى سلطة اعلى
o غالبا ما يستعمل الموظف في الرسالة الموجهة منه إلى السلطة الرئاسية ، عبارات تدل على التقدير و الاحترام .
o ومضمون الرسالة و فحواها ، يختلف حسب رتبته في هرم السلطة و في موقع المسؤولية ، يظهر ذلك جليا في الصيغ التعبيرية المستعملة سواء في صيغ المقدمة أو الموضوع أو الخاتمة .
o فهو إما يطلب أو يلتمس أو يقترح أو يخبر الخ...... فالقاعدة تقتضي أن يكون المرؤوس مطيعا و الرئيس آمرا.
صيغ المقدمة
o من الصيغ التي تستهل بها المراسلات الإدارية نذكر ما يلي:
o يشرفني أن أخبركم ....يشرفني أن انهي إلى علمكم.....يشرفني أن أوجه إليكم طيه ، رفقته ، صحبته...
o يشرفني أن اقترح عليكم...يشرفني أن أبعث إليكم...يشرفني أن أعرض عليكم.... يشرفني أن أرجع إليكم....يشرفني أن أطلب منكم....يشرفني أن ألتمس منكم....
o تنفيذا لتعليماتكم الواردة بالمراسلة المشار إليه بالمرجع أعلاه يشرفني أن أخبركم ....
o تبعا لرسالتكم المشار إليها بالمرجع أعلاه و المتعلقة ب .... يشرفني أن .......الخ....
صيغ الموضوع أي العرض و المناقشة
o صيغ التحاور أو الكلام تأتي بعد صيغ المقدمة أعلاه ، فهي تشكل جمل فقرات مضمون الرسالة أو الكتاب منها :
o أضيف.....
o ولقد تبين....
o ضمانا لــ .....
o ومما لا شك فيه........
o أسجل......
o ورغبة في .......
o لا يسعني إلا......
o لا يخفى عليكم ......
o و اهتماما ب .......
o يبدو من الأفضل .....
o يبدو من الملائم .....
o وعيا مني ......
o أستسمج بأن ......
صيغ الخاتمة
o و سأوافيكم بالناتج فور الإنجاز .......
o و سأوافيكم بالمعلومات الوافية حول ........
o و سأوافيكم بنسخة من ......... فور............توصلي به ، أو إنجازه .
o لهذه الأسباب اقترح على سيادتكم .......
o أتمنى أن يحظى طلبي هذا بعنايتكم .
o وتقبلوا فائق عبارات التقدير و الاحترام .
o وتقبلوا أسمى عبارات التقدير و الاحترام .
الرسالة بين رؤساء المصالح
o رغم أن التسلسل الإداري للسلطة منعدم في هذه الحالة ، لكن لربط علاقة طيبة بين مصلحتين، داخل نفس الإدارة أو الدائرة القضائية ، يتطلب الأمر استعمال نفس الصيغ المشار إليها أعلاه ، سواء في ما يخص مقدمة الموضوع أو في صلبه أو في خاتمته.
صيغ المقدمة
o جوابا عن كتابكم عدد .......... و تاريخ ............ يشرفني
o علاقة بالموضوع المشار إليه بالموضوع أعلاه يشرفني ...
o يشرفني أن أخبركم و أحيطكم علما ......
o يشرفني أن أوجه الكم ، آو ابعث إليكم .....
o يشرفني أن أذكركم بمراسلتي المشار إليها بالمرجع أعلاه و المتعلقة ب ...
o يشرفني أن انهي إلى علمكم ......
o جوابا عن رسالتكم أو كتابكم ........
o بناء على مكالمتكم الهاتفية...........
صيغ الموضوع أي العرض و المناقشة
o أسجل ......
o لا يسعني إلا .......
o في هذا الصدد ....
o ألاحظ........
o لا يخفى عليكم حسب رأيي ....
o أرى من.....
o وعيا مني ......
o يبدو من الأفضل و الملائم ...حسب فهمي .......
o أضيف.......
o و رغبة في .....
o في بداية الأمر ......
o في نهاية الأمر ....
o مما لا شك فيه........
o ومن ناحية أخرى.......
o استنادا إلى .....
o في الواقع .......
o بالخصوص ........
o غير خاف عليكم ما توليه .........من عناية و اهتمام .........
o إصدار تعليماتكم أو إعطاء تعليماتكم إلى.....
o اعتبارا لما سلف ذكره......
o و هكذا يتضح من خلال مقتضيات النصوص المسطرة أعلاه.......
o و يجب التأكيد في هذا الصدد انه .......
صيغ الخاتمة
o لا يفوتني بهذه المناسبة أن أذكركم .......
o غير خاف عنكم .......
o حتى أتتمكن من .....
o و عليه فالمرجو منكم موافاتي ......
o وعليه اطلب منكم تذكير السادة......
o إعطاء تعليماتكم للجهة المختصة لـ...
o التفضل بموافاة هذه المصلحة ب ...
o ومع كامل التقدير و الاحترام و السلام.
الرسالة الموجهة من موظف إلى سلطة عليا
o القاعدة في هذا النوع من المراسلات الإدارية أن علاقة الرئيس بالمرؤوس تكون واضحة من خلال الصيغ و التعابير المستعملة بها.
o ففي الغالب الرئيس يأمر و المرؤوس يطيع و ينفذ .
o فهي تتضمن تعليمات و توجيهات و أوامر.
صيغ المقدمة
o يشرفني أن أحيطكم علما......
o يشرفني أن الفت انتباهكم ......
o يشرفني أن أبلغكم ........
o يشرفني أن أنبهكم ...................
o يشرفني أن ابعث إليكم ..............................................
o جوابا على رسالتكم المؤرخة ب....................................
o بلغ إلى علمي ...
o أثار انتباهي ....
o أخبرت من طرف ........
o إطلعت على طلبكم............................................. ........
صيغ الموضوع أي العرض و المناقشة
o أسجل....
o ألاحظ....
o أدون....
o أضيف....
o أؤكد.......
o أوضح..................
o في هذا الصدد من المفيد أو الأفيد..............................................
o أنبهكم ......
o أذكركم ..........
o أثير، أو الفت انتباهكم ............
o اطلب منكم تذكير السادة الموظفين التابعين لدائرة نفوذكم من جديد ، بالتعليمات المشار إليها وحثهم على الالتزام بها.
o اطلب منكم الحرص اشد ما يكونالحرصعلى.......
o و نظرا للطابع الاستعجالي الذي يطبع......
o اطلب منكم إصدار تعليماتكم لمصالحكم قصد اتخاذ الإجراءات اللازمة في هذا الشأن .
o أظن من الأنسب..........
صيغ الخاتمة
o و تبعا لذلك فانتم مدعوون لتطبيق المقتضيات المشار إليها.
o اطلب منكم موافاتي ببيان مفصل حول تنفيذ مضمون أو فحوى هذا................
o و أخيرا أهيب بالسادة ......
o لذي أهيب بكم العمل على ...
o لدى فالمرجو منكم إبلاغ فحوى ... إلى كافة .. العاملين بدائرة نفوذكم و السهر على أو القيام ب.....
o و عليه فالمرجو منكم العمل على.....
o و بناء على ما ذكر فإني أهيب بكم أن تسهروا على ....هذا .
o و إني على يقين من أنكم .......
o و بناء على ما تقدم ، الرجاء منكم السهر على تنفيذ فحوى او محتوى ....... و ضمان نشر موسع لها لدى مصالحكم .
o اطلب منكم إبلاغ السادة........
o أطلب منكم موافاتي بما يفيد توصلكم ب......
o اطلب منكم استدعاء للمعنى بالأمر إلى مكتبكم ......
o و إني اعلق أمالا كبيرة بان تمر هذه العملية التي لا يخفى عليكم مدى أهميتها ..
أنواع المراسلات الإدارية وكيفية تقديمها
o المراسلات الإدارية بين المصالح .
o المراسلات الإدارية ذات الصبغة الشخصية .
o حداول الإرسال و الإرساليات .
o المذكرات .
o المحاضر .
o التقارير .
المراسلات الإدارية بين المصالح
o تقديم المراسلة
o يمكن تقسيم الرسالة إلى أربعة أجزاء :
o الرأسية أو المصدر
o صيغ التعرف على نوعية المراسلة
o موضوع المراسلة
o التوقيع
راس المراسلة أو المصدر
أ - الإدارة المعنية
اسم الإدارة المعنية المصدرة للرسالة يوجد في أعلى يمين المراسلة، و تتضمن البيانات التالية :بعد التسمية الرسمية للجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية:
o الوزارة المعنية
o المديرية المعنية
o القسم أو المصلحة المحررة بها المراسلة
o العنوان يكتب قبل التاريخ أعلى يسار المراسلة في نفس السطر قبالة التسمية الرسمية ( يستحسن أن لا يكتب التاريخ أثناء التحرير و ترك هذه المهمة لمكتب الضبط لوضعه عند التوقيع على المراسلة
رقم التسجيل
o يوضع أسفل العنوان و قد يتكون من الرقم المسجلة به المراسلة يضاف إليه رمز من الرموز المستعملة داخل القسم أو المصلحة وقد يكون الرمز رقما أو حرفا ، لتمييزها و الاهتداء إلى السجل المسجلة به ، حسب نوعية المراسلة،
o هل هي عامة ،
o مراسلة خاصة ،
o عادية أم سرية. ( س)
o ونذكر بأنه يتعين أن تكتب السنة كاملة بالأرقام، ومن الأمثلة على ذلك: 1992 ... 2000 ... 2011
المكان و التاريخ
o يشار إليه أعلى الورقة يسارا المراسلة ، و التاريخ الوارد بها هو تاريخ توقيعها ، ويستحسن أن لا يكتب التاريخ على المراسلة ، إلا بعد توقيعها من طرف الجهة المختصة، و يتكلف مكتب البريد بمسألة وضعه عليها .
صفة المرسل و المرسل اليه
o توضع مباشرة تحث التاريخ في نفس الخط العمودي أعلى الورقة يسارا و يرتبطان بحرف ( إلى )
o صفة المرسل إليه إذا لم يكن رئيسا مباشرا للمرسل لابد أن تمر الرسالة تحث الإشراف أي التسلسل الإداري ، للتأشير و الإطلاع وإن اقتضى الحال إعطاء نظريتهم أثناء مرورها ، وذلك إما بوضع عبارة تحث إشراف المذكور صفتهم بالترتيب التسلسلي كاملة.
o صفة المرسل لا ينبغي أن تكون مسبوقة بلفظة السيد ، أو السيدة لكن صفة المرسل إليه تكون دائما مسبوقة بها.

صيغ التعرف على المراسلة
هذه الصيغ تمكن المرسل إليه بنظرة خاطفة من معرفة موضوع القضية ، كما أنها تسهل عملية فرز المراسلات الواردة على القسم أو المصلحة أو حفظها في المكان المخصص لها عند إنجاز المهمة المطلوبة ( الملف الإداري أو السري أو المحفوظات الخاصة بالمراسلات ) ، وتمكن كذلك من ربح الوقت عند البحث عنها بناء على طلب أو لحاجة ما.
o صيغ الاهتداء هذه تتضمن الموضوع بإيجاز و المرجع وكذا المرفقات ، و مكانها يوجد أسفل المرسل و المرسل إليه يمينا أو بينها وبين جسم المراسلة أي موضوعها ، يمينا في نفس الخط الذي يبتدئ منه كتابة العنوان أو ما يسمى الترويسة.
أ - الموضوغ
جميع الإدارات تشير إلى موضوع الرسالة بوضوح ودقة و إيجاز وكل رسالة أو مراسلة إدارية لا تعالج إلا موضوعا واحدا أو موضوعات مرتبطة بالموضوع الرئيسي، مما يسهل عملية الاهتداء هذه أو التعرف على نوعيتها.
ب - المرجع
o المراسلة الإدارية يمكن أن تكون مبنية على مكالمة هاتفية أو زيارة أو اجتماع أو بصفة عامة بناء على مراسلة سابقة واردة من الإدارة المركزية أو صادرة من المصلحة أو موجهة من موظف إلى أعلى.
o كما يمكن أن يكون أساسها قرار إداري، أو قانوني أو مقتضيات و نصوص قانونية أو تنظيمية، أو بناء على تعليمات و مناشير.
د- المرفقات
o عبارة المرفقات يمكن أن تكتب تحث المرجع أو قبالة التوقيع على اليمين في نفس الخط ، عدد الوثائق المرفقة يشار إليها بدقة ومن المستحسن أن تكتب أسفل المراسلة لإثارة انتباه المرسل إليه أكثر، أو العاملين بمكتب الضبط ، من اجل إعطائها الاهتمام اللازم اثناء التسليم و التأكد من كونها أرفقت فعلا بالكتاب.
موضوغ الرسالة أو العرض
o الفقرات و السطور يتم رقنها بنفس الخط مع احترام نفس المسافة الفاصلة بينها.
o أول سطر في الموضوع الذي تبتدئ به الفقرة الأولى يكتب بترك مسافة بادئة أسفل المرجع في نفس الخط العمودي الافتراضي بفاصل يساوي على الأقل ثلاث مرات الفاصل المتروك بين الفقرات.
o لابد من احترام المسافة البادئة عند بداية كل فقرة و احترام مسافة الهامش على اليمين و اليسار حتى نهاية موضوع المراسلة مع احترام بطبيعة الحال الفاصل بين الفقرات الذي يمكن أن يكون أكثر شيئا ما من الفاصل بين السطور إذا كان الموضوع يتطلب أكثر من فقرة في تحريره.
o بالرجوع إلى السطر نتبع نفس الطريقة أي الرجوع إلى الهامش الأيمن المذكور، تم مسافة بادئة لفقرة أخرى و هكذا حتى نهاية الكتاب أو الرسالة.
o الفقرة الأولى تذكر بإيجاز أو تشير إلى موضوع القضية .
o السطور الموالية تحليلية لهذا الموضوع أي ما تم اتخاذه أو ما ينبغي اتخاذه بشأنها بنوع من الترتيب التسلسلي للوقائع حسب نوعية القضية المعنية.
الخاتمة
o تخضع لنفس القواعد، الوضوح و الدقة والمستنتجات، و تتضمن دائما إما اقتراح، أو أمر حسب مصدر الرسالة هل هي سلطة عليا أو دنيا.
o لا تستعمل في المراسلة أية صياغة تخرج عن الصياغات المألوفة المستعملة في المراسلات الإدارية و المتعارف عليها.
التوقيع أو الإمضاء
توقيع المسؤول.
o التوقيع يوضع دائما على أصل المراسلة، و إذا تمت الإشارة في المراسلة نفسها إلى ضرورة إخبار جهة أخرى بنسخة يوضع التوقيع على النسخة أيضا، و هناك إدرات أخرى توقع كل النسخ.
o ويتعين أن يكون التوقيع مفتوحا، لا يتم التوقيع على النسخ لكن يوضع عليها طابع الإدارة, ومعنى التوقيع المفتوح أن يكون متبوعا باسم و صفة صاحبه أي موقع المراسلة ويتم رقن الاسم و الصفة الواحدة فوق الأخرى مع ترك مسافة كافية للتوقيع، فب حالة عدم إستخدام ختم شخصي.
o هذه البيانات يتم رقنها يسار المراسلة تحت عبارات المجاملة مباشرة أي تحث آخر فقرة من المراسلة، وفي حالة توقيع المراسلة من طرف مسؤولين، يوقع أحدهمايمينا و الأخر يسارا
o قد يتعذر توقيع الرسالة من طرف المسؤول لسبب من الأسباب ، أو أن يكون التوقيع على بعض الرسائل مفوض للغير طبقا للقانون .
o في هذه الحالة توقع الرسالة من طرف المفوض له مع الإشارة بعبارة تفيد أنها واردة من الجهة المختصة ، وموقعة من طرف موظف مفوض له ذلك والتوقيع بالتفويض يعبر عنه بالإدارة بعبارة تفيد نفس الغاية و إن كانت مختلفة.
o وقد يكون التوقيع بالنيابة عندما يمارس نائب الرئيس مهام هذا الأخير لشغور المنصب و في انتظار تعيين رئيس جديد.
o هنا يتم بفتح الاسم و الصفة مع الإشارة إلى النيابة عن صفة المسوؤل.
o وتفويض التوقيع كما سبق الذكر يعتبر أسلوبا قانونيا و عمليا لإنجاز المهام المناطة بالإدارة ،في الوقت الذي أصبحت فيه الحاجة إلى السرعة في أداء الخدمات الملحة للقضاء على البطء و حل المسائل الإدارية في الوقت المناسب.